Okul idaresi, kayıtlı her öğrenci için bir "Öğrenci Dosyası" oluşturmak ve bu dosyayı öğrencinin eğitim hayatı boyunca güncel tutmakla yükümlüdür. Yönetmelik gereği, bir öğrenci dosyasında bulunması gereken resmi belgeler şunlardır:

• Kayıt ve Kimlik Belgeleri: Öğrencinin nüfus cüzdanı örneği (veya sistemden alınan çıktı), MERNİS sisteminden alınan adres kayıt bilgisi ve kayıt sırasında doldurulan öğrenci tanıma formu.
• Veli Bilgi ve Onam Belgeleri: Velinin iletişim bilgilerini içeren beyanlar, acil durumlarda ulaşılabilecek kişilerin bilgileri ve okulun sosyal medya veya diğer platformlarda öğrenci görseli kullanmasına dair veli izin (muvafakat) belgeleri.
• Sağlık Bilgileri: Sağlık taramaları, kronik rahatsızlıkları varsa bunlara dair doktor raporları ve varsa öğrencinin okul saatinde kullanması gereken ilaçlar için veli talep dilekçeleri.
• Özel Eğitim ve Gelişim Raporları: Eğer öğrenci kaynaştırma/bütünleştirme kapsamındaysa, Rehberlik Araştırma Merkezi (RAM) tarafından verilen "Özel Eğitim Değerlendirme Kurulu Raporu" ve her yıl güncellenen "Bireyselleştirilmiş Eğitim Programı" (BEP) belgeleri dosyada saklanmak zorundadır.
• Akademik ve İdari Geçmiş: Öğrencinin bir önceki okulundan nakil ile gelmesi durumunda, e-Okul nakil dökümü ve varsa önceki okuluna ait gelişim raporları.
• Diğer Belgeler: Öğrenciye verilen burs, disiplin (veya olumlu davranış geliştirme dosyaları), katıldığı sosyal etkinlik sertifikaları ve yıl sonu gelişim raporları dosyanın bir parçasını oluşturur.

Bu belgeler, öğrencinin okuldan ayrılması veya başka bir okula nakil gitmesi durumunda, "Öğrenci Dosyası" içerisinde kapalı bir zarf veya dosya düzeniyle yeni okuluna gönderilir. Okul yönetimi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gereği, bu dosyalardaki bilgilerin gizliliğini korumak ve yetkisiz kişilerle paylaşmamakla yükümlüdür.