Okul dışı faaliyetler, öğrencilerin akademik ve sosyal gelişimini destekleyen değerli süreçlerdir. Ancak bu süreçler, "okulun sorumluluk alanı" olduğu için idari prosedürlere tabidir:

• Etkinlik Planı ve Onay Dosyası: Öğretmen, okul dışı etkinlik için bir "etkinlik planı" hazırlar. Bu planda; etkinliğin amacı, gidilecek yer, katılacak öğrenci sayısı, görevli öğretmenler, ulaşım aracı (servis firması bilgileri), veli izin belgeleri ve acil durum planı yer almalıdır.
• Okul Müdürünün Onayı: Okul içi veya okulun hemen yakınındaki basit faaliyetler için okul müdürünün onayı yeterlidir. Ancak okul sınırlarının dışına çıkılan her türlü gezide (müze, ören yeri, park vb.), okul müdürünün onayı sonrası İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü'nün "Gezi Onayı" alınması esastır.
• Veli İzin Belgesi: Okul dışı her türlü etkinlik için öğrencilerden "Veli İzin Belgesi" alınması yasal bir zorunluluktur. Velinin yazılı onayı olmaksızın hiçbir öğrenci okul dışı bir etkinliğe dahil edilemez. İzin belgesi olmayan öğrenci, okul idaresi tarafından okulda tutulur.
• Ders Bütünlüğünün Korunması: Etkinliklerin, öğrencinin derslerini aksatmayacak şekilde (tercihen ders dışı saatlerde veya ders yılı sonu değerlendirme haftalarında) yapılması beklenir. Ders saatlerini bölen etkinliklerde öğretmen, müfredatın yetişmesi ile ilgili telafi planını da müdürlüğe sunmalıdır.
• Görevli Öğretmen Sorumluluğu: Okul dışı etkinlikte görevlendirilen öğretmen, öğrencilerin her türlü güvenliğinden (yemek, ulaşım, sağlık) sorumludur. Etkinlik anında yaşanabilecek bir aksaklık durumunda, okul yönetimi ve ilçe müdürlüğü bilgilendirilmelidir.

Okul dışı etkinliklerde "mülki amir" veya "müdürlük onayı" alınmadan yapılan faaliyetler, olası bir kaza durumunda öğretmeni ağır bir hukuki sorumluluk altında bırakır. Bu nedenle evrak sürecinin (gezi onayı ve veli muvafakati) eksiksiz tamamlanması, hem idari hem de vicdani sorumluluğun yasal dayanağıdır.